HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VÀ TỔNG ĐÀI KHÁCH SẠN
HỆ THỐNG ĐIỆN THOẠI VÀ TỔNG ĐÀI KHÁCH SẠN
Một hệ thống điện thoại khách sạn không khác nhiều so với mạng điện thoại doanh nghiệp bình thường của bạn. Sự khác biệt chính nảy sinh khi bạn bắt đầu xem xét các tính năng có sẵn cho hệ thống điện thoại và làm thế nào đáp ứng, phù hợp với yêu cầu của khách sạn, mở rộng ra là việc cung cấp một chiếc điện thoại có nhiều hơn những chức năng đơn giản trước đây.
Trong lĩnh vực khách sạn, điện thoại của khách sạn có thể sử dụng thiết bị cầm tay được thiết kế đặc biệt để sử dụng trong phòng của khách như thêm các phím chức năng, giúp khách nhanh chóng gọi được các dịch vụ trong khách sạn mà mình cần như dịch vụ giặt là, dọn phòng, ẩm thực, giải trí………
Tổng đài trong khách sạn (PABX) cũng được thiết kế để phù hợp đáp ứng với những công năng yêu cầu dùng cho khách sạn được gọi là “hospitality telephone funtions”, các chức năng như Đánh thức/Wake up Call, Không làm phiền/DND, Hôp thư thoại/Voice messaging….hiện nay đã là các chức năng không thể thiếu trong bất cứ khách sạn nào.
Khả năng liên kết, tương tác hai chiều của tổng đài với với phần mềm quản lý khách sạn PMS sẽ làm tăng khả năng quản lý cũng như thuật lợi cho nhân viên khách sạn khi vận hành hê thống này. Chức năng Check-in, Check-out, Trạng thái phòng, Tính phí sử dụng dịch vụ điện thoại….được tự động toàn bộ nhờ tính năng “hospitality” của tổng đài.
Sơ đồ nguyên lý với các kết nối dữ liệu và các loại điện thoại khách sạn được thể hiện như dưới đây:
Thông thường, các bộ phận thuộc Front of House sẽ được trang bị điện thoại hiện số Digital display phone, để nhân viên khách sạn có thông tin và sãn sàng khi cần tiếp khách qua điện thoại. Các điện thoại trong phòng khách thường có 10-12 phím chức năng chuyên cho khách sạn như phím Reception, Concierge, Housekeeping, Room Service, Laundry…..để khách chỉ cần bấm các phím tắt này khi cần. Các khu vực mà tổng đài không thể kết nối tới điện thoại phòng khách bằng việc đi dây điện thoại truyền thống UTP CAT3 với MDF, thì sẽ xử dụng loại điện thoại IP-phone với kết nối qua mạng Ethernet LAN IP như trên sơ đồ.
Để xây dựng giải pháp điện thoại và tổng đài cho phù hợp với từng loại khách sạn hoặc từng yêu cầu cụ thể, thì phụ thuộc vào quá trình phân tích và kinh nghiêm của nhà tư vấn thiết kế. Xây dựng tiêu chí và phân tích đầy đủ các yếu tố sẽ giúp việc lựa chọn ra được giải pháp đáp ứng được yêu cầu kinh tế và kỹ thuât.
